[Belgium] Member register

[Moritz Lennert]

Dear all,

For the GA tonight, it would be good to do what is necessary to respect 
some of the legal obligations, especially since there has been an 
increase of controls of asbl/vzw's in connection with "anti-terror" 
policies.

As already mentioned we need a member register which has to be available 
at the headquarters of the asbl/vzw (i.e. at my place) and which has to 
be submitted to the "greffe", every year if there are updates.

In addition, we also need a register with all decisions made by the GA 
and all decisions made by the Board. Again, these two registers have to 
be at my place.

It is not clear to me, whether an electronic (online) version of all 
these is acceptable, but at least for the members we need to have the 
official address of everyone and I don't think we want to put that on 
the wiki. So either we work with some other form of online version, or 
we need a paper version which I can keep at my house. It might a bit 
overkill, but possibly a more complete solution which also includes 
bookkeeping could be useful (ex: http://dev.kd2.org/garradin/, but there 
are many others, see 
https://wiki.april.org/w/Logiciels_de_Gestion_D'Association_%28GDA%29)

Here's some info about the member register from 
www.uvcw.be/no_index/adl/ressources/Doc-ASBL-SPF.pdf:


"c) Le registre des membres
La loi impose que soit déposé au greffe du tribunal de commerce un regis
tre des membres de l’ASBL.

1° Principe
L’établissement de ce registre est confié au conseil d’administration.
Cette obligation d’établir un registre ne vise que les membres 
effectifs. Les membres adhérents ne doivent pas y figurer.

Forme du registre

Il s’agit d’une liste chronologique qui reprend les nom, prénoms et 
domicile des membres ou, lorsqu’il s’agit d’une personne morale, la 
dénomination sociale, la forme juridique et l’adresse du siège social.

3° Localisation du registre
Ce registre se situe au greffe du tribunal de commerce. Il pourra 
également être consulté au siège de l’association.

4° Modifications du registre
Les modifications apportées à la liste des membres doivent être 
inscrites par les soins du conseil d’administration dans les 8 jours qui 
suivent le moment où il en a eu connaissance.

Une copie de la liste des membres mise à jour doit par ailleurs être 
déposée dans le dossier de l’association tenu au greffe du tribunal. 
Lorsqu’une modification est apportée à cette liste, la mise à jour doit 
être déposée dans le mois de la date anniversaire du dépôt des statuts.

Exemple :
Dépôt des statuts : 1er juillet 2003
Modification de la liste des membres : 1er septembre 2003
➩ Dépôt de la liste des membres à jour : au plus tard au cours du mois de
juillet 2004

5° Sanctions
En cas de non respect de cette obligation, la loi prévoit la suspension 
de toute action en justice qui aurait été intentée par l’association."