[FOSS4G2016] Fwd: Re: angebot basecamp / Icebreaker

Thu Jun 18 03:29:52 PDT 2015

Hi Till, 

0. general
Personally, I think the location is a perfect venue for the ice-breaker, since it gives the opportunity to organize some pop-up events, either at the main stage in the basecamp-hall, or just somewhere on the spot outside.
However, our budget is not unlimited. Threfore a few questions/remarks:

1. turnout
You're expected 400-500 for the ice-breaker.
Is that assumption, or an "educated guess"?  (Nottingham had 200 attendants, according to http://gogeo.blogs.edina.ac.uk/2013/09/24/foss4g-after-the-dust-settles/, but sold out one week in advance)

2. cost
2800 Euros for rent & organisation is 6 euro per person in case of a 400-500 crowd, but almost double in case of a Nottingham-size crowd.
Nottingham charged 44 pound (50 euro) all-in. 
In the Bid (chapter 1.4.2) a 20-25 euros cost was estimated. 10 Euros to cover the cost the rent & organization leaves 10-15 Euros for food & beverage. That's about 2 beers and an asssemble-it-yourself-burger according to the Basecamp-Bonn website. 
Was the original 20-25 estimated to low?

How does this offer relate to the original set-up at the botanic gardens?

3. weather
As far as I can recall, a disadvantage of the botanic garden was it's vulnerability for bad weather. 
Is this 1000 + 900 Euros setup weather-proof? Or do we have to include the (extra) indoor Hall offer? 
Best possibility: can we switch the indoor offer shortly in advance in September 2016 

Regards, 

Gert-Jan

-----Oorspronkelijk bericht-----
Van: foss4g2016-bounces at lists.osgeo.org [mailto:foss4g2016-bounces at lists.osgeo.org] Namens till.adams at fossgis.de
Verzonden: donderdag 18 juni 2015 08:37
Aan: foss4g2016 at lists.osgeo.org; vorstand at fossgis.de
Onderwerp: [FOSS4G2016] Fwd: Re: angebot basecamp / Icebreaker

Hi LOC!

See below the offer of the basecamp Bonn for the Ice breaker.

In short in english:

No rent for the hall (as this is blocked with FOSs4G-overnighters
anyway)
Rent for ground outside: 1900.-
Organisation&Settings 900.-

This is what we would have to pay plus possibly not rented beds inside the hall, to keep the hall exclusive for us (I don't belive that there will free beds remain).

I guess that we can put this on top of the tax-saving side (7%), but have to clear that up.

These are the prices they offer us (and that are paid by the people for 
themselves):

Food is "normal" snack bar prices between 2 - 7 €
Beer 0,3 2,5€
Softdrink 2€
Water 1,5€
Wine 3€

I told Clemens (my contact from basecamp) that I definetely accept 
their offer (or not) on friday, 26th of June. So, please take your 
chance to voice your opinion.

(@Martin, I care for the fossgis-emailadresses ASAP - until then I 
added you with "BCC" as you didn't want your emailadress presented to 
the public)

So far,
Till

-------- Originalnachricht --------
Betreff: Re: angebot basecamp
Datum: 2015-06-18 08:25
Absender: till.adams at fossgis.de
Empfänger: BaseCamp Bonn <stay at basecamp-bonn.de>

Hallo Clemens,

ich denke das passt sehr gut, werde das aber natürlich noch mit meinen 
Leuten besprechen und dir ein OK geben. Einen Vertrag kann ich erst in 
einigen Wochen machen, wenn das Finanzamt unserem Konstrukt so wie es 
ist zugestimmt hat - ich will mich da absichern per verbindliche 
Vorabauskunft, da ich durch die Konferenz nicht unsere Gemeinnützigkeit 
aufs Spiel setzen möchte. Immerhin wälzen wir in 2016 etwa das 15 fache 
unseres normalen Jahresbudgets.

Sobald ich das OK vom FA habe, kann ich auch einen Vertrag zeichnen und 
wir auch einen Vorschuß bezahlen.

Das mit den nicht besetzten Plätzen ist OK - aber da mache ich mir gar 
keine Sorgen.

Ich poste deine Mal ins LOC und melde mich dann bis Ende nächster Woche 
mit einer (sehr sehr wahrscheinlichen) definitiven Zusage.

Grüße, Till

Am 2015-06-17 16:10, schrieb BaseCamp Bonn:
> Hi Till,
>
> also das Angebot an die T&C ist soweit rausgegangen am Montag.
>
> Die Halle ist ja quasi dann durch deine Leute belegt, insofern müsste
> man da keine Miete mehr aufrufen. Ausnahme: Das Kontingent wird nicht
> voll ausgeschöpft, dann müsstest du um die Exklusivität zu wahren,
> die Betten zumindest an dem Partyabend aufkaufen. Dies könnten wir
> für pauschal brutto 25 € pro leerstehendem Wohnwagen/Abteil tun.
>
> Ansonsten würden wir für das Außengelände eine Miete von 1.900 €
> brutto veranschlagen. Darin enthalten ist die Exklusivität des
> Geländes, Bereitstellung, Nebenkosten und Endreinigung. Den
> Biergarten machen wir dann auch exklusiv, dafür berechnen wir nichts.
> Für die Halle fällt auch nichts weiter an, es sei denn wir müssten
> darin noch größer umbauen? 900 € extra plane ich dann ein für den
> Umbau/die Vorbereitung einer Bar draußen und das entsprechende
> Personal vorher/nachher. Für den Biergarten wird es dann 3-4 Gerichte
> geben (Richtung Burger, Currywurst, Salat, Pommes bzw. gerne nach
> Absprache). Diese werden alle preislich im Imbiss-Niveau liegen
> (derzeit 2-7,5€).
>
> Getränke würden wir rabattieren und abrunden (so dass es für alle
> einfacher wird):
>
> Bier 0,3 2,5 €
>
> Softdrink 2,-
>
> Wasser 1,5
>
> Glas Wein 3,-
>
> FIX
>
> Miete Gelände+Biergarten 1.900
>
> Umbau/Bar/Personal 900
>
> OPTIONAL
>
> Umbau Halle
>
> Aufkauf Zimmer am Event-Abend wenn Kontingent nicht ausgeschöpft wird
> (25€ pro).
>
> Geht das soweit in Ordnung?
>
> Schöne Grüße
>
> Clemens
>
> -------------------------------
>
> www.basecamp-bonn.de [1]
>
> -------------------------------
>
> HINWEIS ZUR BEHERBERGUNGSSTEUER IN BONN AB DEM 1. JULI 2015!
>
> Die Stadt Bonn erhebt ab dem 1. Juli 2015 eine sogenannte
> Beherbergungssteuer in Höhe von 5 Prozent auf den Brutto-Logis-Preis
> auf alle privaten Übernachtungen. Ausgenommen von der Steuer sind
> solche Übernachtungen, die insbesondere mit der Berufs- und
> Gewerbeausübung, einer freiberuflichen, schulischen oder sonstigen zu
> Ausbildungszwecken dienenden Tätigkeit zwangsläufig verbunden sind.
> Dies muss durch entsprechende Belege nachgewiesen werden. Formulare
> und Informationen finden sich .
>
> BaseCamp Bonn UG
>
> (haftungsbeschränkt)
>
> In der Raste 1
>
> 53129 Bonn
>
> Tel. +49 (0)228 9349 4955
>
> Fax. +49 (0)228 9349 4970
>
> stay at basecamp-bonn.de [2]
>
> facebook.com/basecampbonn
>
> twitter.com/basecampbonn
>
> Geschäftsführer: Michael Schlößer
>
> Umsatzsteuer-Id-Nr. DE286230057
>
> -----Ursprüngliche Nachricht-----
>  Von: till.adams at fossgis.de [mailto:till.adams at fossgis.de]
>  Gesendet: Mittwoch, 10. Juni 2015 13:02
>  An: BaseCamp Bonn
>  Betreff: Re: infos basecamp
>
> Hallo Clemens,
>
> danke nochmal für die Infos. Es sieht nun folgendermaßen aus:
>
> Ich habe mit der Bonn Touristik gesprochen, die werden nun also auf
> euch zu kommen um die Kontingente Übernachtung für die Zeit
>
> 23.-28.8.2016 offiziell über sie zu blocken. Damit würde auch die
> Abrechnung der Übernachtungen über die Bonn Touristik laufen und die
> Leute über die BT auch das freie ÖPNV Ticket bekommen.
>
> Darüber hinaus würde ich gerne die Halle an sich für das Ice
> Breaker Event am 24.8.2016 buchen, wobei ich im Moment noch nicht
> Vertrags-zeichnungsfähig bin, da wir als Verein erst noch auf eine
> Info vom Finanzamt warten, die in den kommenden 4 Wochen zu erwarten
> ist.
>
> Danach können wir das dann gerne auch vertraglich - verbunden mit
> einer Abschlagszahlung - fixieren. An den anderen Tagen brauchen wir
> die Halle an sich nicht, da wird nur übernachtet und die Konferenz
> findet im WCCB statt.
>
> Für den Ice Breaker darüber hinaus fände ich es gut, wenn Ihr Essen
> (Imbiß, 2-3 Gerichte nach Absprache) sowie Getränke (Soft, Bier,
> Wasser) als Caterer im direkten Verkauf anbieten könntet. Das heißt,
> wir würden Miete für Halle/Außengelände für den Tag bezahlen, Ihr
> die Einnahmen aus Getränke/Essensverkauf komplett behalten, dazu
> müsstet ihr dann halt die Leute stellen - alles eine
> Kalkulationsfrage ;-)
>
> Die Eckdaten wären wie folgt:
>
> Event Start am 24.8. gg. 18h30/19h, Ende gg. 23h, wobei das nach
> hinten auch dann gerne zerbröckelt, das werdet Ihr ja kennen. Ich
> erwarte 1000 TN auf der Konferenz, für den Ice Breaker rechnen wir
> mal mit 400-500 Leuten, es könnten aber auch mehr werden!
>
> Gib mir doch Bescheid, ob Ihr das so leisten könnt und wollt und mit
> was für Kosten (Halle, Gelände) wir zu rechnen haben. Ein Hinweis,
> falls möglich über ungefähre Getränkepreise wäre gut, ist aber
> eigentlich erst später interessant.
>
> Vielen Dank nochmal für das nette Gespräch, wir bleiben in Kontakt!
>
> Till
>
> Am 2015-06-05 12:57, schrieb BaseCamp Bonn:
>
>> Hi Till,
>
>>
>
>> anbei unsere Event-Broschüre.
>
>>
>
>> Ich habe nun vorerst die ganze Halle gesperrt bei uns: 23.-28.8.2016
>
>
>> (5 Nächte).
>
>>
>
>> Schöne Grüße
>
>> Clemens
>
>>
>
>> -------------------------------
>
>>
>
>> www.basecamp-bonn.de [3] [1]
>
>>
>
>> -------------------------------
>
>>
>
>> BaseCamp Bonn UG
>
>>
>
>> (haftungsbeschränkt)
>
>>
>
>> In der Raste 1
>
>>
>
>> 53129 Bonn
>
>>
>
>> Tel. +49 (0)228 9349 4955
>
>>
>
>> Fax. +49 (0)228 9349 4970
>
>>
>
>> stay at basecamp-bonn.de [4] [2]
>
>>
>
>> facebook.com/basecampbonn
>
>>
>
>> twitter.com/basecampbonn
>
>>
>
>> Geschäftsführer: Michael Schlößer
>
>>
>
>> Umsatzsteuer-Id-Nr. DE286230057
>
>>
>
>>
>
>>
>
>> Links:
>
>> ------
>
>> [1] http://www.basecamp-bonn.de/ [5]
>
>> [2] mailto:stay at basecamp-bonn.de [6]
>
>
>
> Links:
> ------
> [1] http://www.basecamp-bonn.de/
> [2] mailto:stay at basecamp-bonn.de
> [3] http://www.basecamp-bonn.de
> [4] mailto:stay at basecamp-bonn.de
> [5] http://www.basecamp-bonn.de/
> [6] mailto:stay at basecamp-bonn.de

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