[FOSS4G2016] Fwd: Re: angebot basecamp / Icebreaker

Thu Jun 18 04:00:16 PDT 2015

Hi Gert-Jan,

thanks for your opinion. You say "the locaiton is perfect for the Ice 
Breaker" - that's what I think. What most speaks for Basecamp is, that 
we do not have to care for anything more, than renting the place. In the 
botanical garden, we would have to deliver everything including movable 
toilets and security on our own.

I know about the numbers before. I think realistic are 400 people, 
because:
- we expect 1000 all together
- the Ice Breaker is not limited and no pre-registration is needed
- the location is very close to WCCB, so it's easy to carry up people 
right after conference.

Different to the proposal, where I intended to charge extra for the Ice 
Breaker, I think we should follow Jeff's ideas and just to deliver a 
place, where "people can meet up and buy some beers".

So, in our proposal we calculated the whole Ice Breaker as an extra 
event, that people had to register extra. Now I would say, OK, the Ice 
Breaker is included and we share costs: We pay for the location, 
attendees pay for what they consume. In they proposal I didn't think of 
delivering food at all. Maybe that was a mistake, maybe because in 
Germany people tend to say: "Two beers replace dinner".

So in general: Moving to Base Camp rises our costs upon this 2800 Euros 
but makes attendance on Ice Breaker easier and follows the idea, to make 
a conference for everybody. If we'd charge Ice Breaker extra, I am sure, 
that less people would come. And we could start earlier and close later 
;-)

The weahter is never an issue in Bonn, because the sun nearly all the 
time shines .... but despite that fact, the situation at BaseCamp is 
better, because we could get up to 500 people into the hall. In the 
botanical garden, there is a hall where at least 200 people might get in 
- standing on each others feet.

So we invest 2800 Euros for attracting more people, having at least a 
place you must have seen in Bonn and we have less organisation work. 
TRhe botanical garden remains open for everybody interested in a visit.

So far, Till

Am 2015-06-18 12:29, schrieb Gert-Jan van der Weijden - Stichting 
OSGeo.nl:
> Hi Till,
>
>
> 0. general
> Personally, I think the location is a perfect venue for the
> ice-breaker, since it gives the opportunity to organize some pop-up
> events, either at the main stage in the basecamp-hall, or just
> somewhere on the spot outside.
> However, our budget is not unlimited. Threfore a few 
> questions/remarks:
>
>
> 1. turnout
> You're expected 400-500 for the ice-breaker.
> Is that assumption, or an "educated guess"?  (Nottingham had 200
> attendants, according to
> 
> http://gogeo.blogs.edina.ac.uk/2013/09/24/foss4g-after-the-dust-settles/,
> but sold out one week in advance)
>
>
> 2. cost
> 2800 Euros for rent & organisation is 6 euro per person in case of a
> 400-500 crowd, but almost double in case of a Nottingham-size crowd.
> Nottingham charged 44 pound (50 euro) all-in.
> In the Bid (chapter 1.4.2) a 20-25 euros cost was estimated. 10 Euros
> to cover the cost the rent & organization leaves 10-15 Euros for food
> & beverage. That's about 2 beers and an asssemble-it-yourself-burger
> according to the Basecamp-Bonn website.
> Was the original 20-25 estimated to low?
>
> How does this offer relate to the original set-up at the botanic 
> gardens?
>
>
> 3. weather
> As far as I can recall, a disadvantage of the botanic garden was it's
> vulnerability for bad weather.
> Is this 1000 + 900 Euros setup weather-proof? Or do we have to
> include the (extra) indoor Hall offer?
> Best possibility: can we switch the indoor offer shortly in advance
> in September 2016
>
>
>
>
> Regards,
>
> Gert-Jan
>
>
>
>
>
>
>
> -----Oorspronkelijk bericht-----
> Van: foss4g2016-bounces at lists.osgeo.org
> [mailto:foss4g2016-bounces at lists.osgeo.org] Namens
> till.adams at fossgis.de
> Verzonden: donderdag 18 juni 2015 08:37
> Aan: foss4g2016 at lists.osgeo.org; vorstand at fossgis.de
> Onderwerp: [FOSS4G2016] Fwd: Re: angebot basecamp / Icebreaker
>
> Hi LOC!
>
> See below the offer of the basecamp Bonn for the Ice breaker.
>
> In short in english:
>
> No rent for the hall (as this is blocked with FOSs4G-overnighters
> anyway)
> Rent for ground outside: 1900.-
> Organisation&Settings 900.-
>
> This is what we would have to pay plus possibly not rented beds
> inside the hall, to keep the hall exclusive for us (I don't belive
> that there will free beds remain).
>
> I guess that we can put this on top of the tax-saving side (7%), but
> have to clear that up.
>
>
> These are the prices they offer us (and that are paid by the people 
> for
> themselves):
>
> Food is "normal" snack bar prices between 2 - 7 €
> Beer 0,3 2,5€
> Softdrink 2€
> Water 1,5€
> Wine 3€
>
> I told Clemens (my contact from basecamp) that I definetely accept
> their offer (or not) on friday, 26th of June. So, please take your
> chance to voice your opinion.
>
> (@Martin, I care for the fossgis-emailadresses ASAP - until then I
> added you with "BCC" as you didn't want your emailadress presented to
> the public)
>
> So far,
> Till
>
>
>
>
>
> -------- Originalnachricht --------
> Betreff: Re: angebot basecamp
> Datum: 2015-06-18 08:25
> Absender: till.adams at fossgis.de
> Empfänger: BaseCamp Bonn <stay at basecamp-bonn.de>
>
> Hallo Clemens,
>
> ich denke das passt sehr gut, werde das aber natürlich noch mit 
> meinen
> Leuten besprechen und dir ein OK geben. Einen Vertrag kann ich erst 
> in
> einigen Wochen machen, wenn das Finanzamt unserem Konstrukt so wie es
> ist zugestimmt hat - ich will mich da absichern per verbindliche
> Vorabauskunft, da ich durch die Konferenz nicht unsere 
> Gemeinnützigkeit
> aufs Spiel setzen möchte. Immerhin wälzen wir in 2016 etwa das 15 
> fache
> unseres normalen Jahresbudgets.
>
> Sobald ich das OK vom FA habe, kann ich auch einen Vertrag zeichnen 
> und
> wir auch einen Vorschuß bezahlen.
>
> Das mit den nicht besetzten Plätzen ist OK - aber da mache ich mir 
> gar
> keine Sorgen.
>
> Ich poste deine Mal ins LOC und melde mich dann bis Ende nächster 
> Woche
> mit einer (sehr sehr wahrscheinlichen) definitiven Zusage.
>
> Grüße, Till
>
>
>
> Am 2015-06-17 16:10, schrieb BaseCamp Bonn:
>> Hi Till,
>>
>> also das Angebot an die T&C ist soweit rausgegangen am Montag.
>>
>> Die Halle ist ja quasi dann durch deine Leute belegt, insofern 
>> müsste
>> man da keine Miete mehr aufrufen. Ausnahme: Das Kontingent wird 
>> nicht
>> voll ausgeschöpft, dann müsstest du um die Exklusivität zu wahren,
>> die Betten zumindest an dem Partyabend aufkaufen. Dies könnten wir
>> für pauschal brutto 25 € pro leerstehendem Wohnwagen/Abteil tun.
>>
>> Ansonsten würden wir für das Außengelände eine Miete von 1.900 €
>> brutto veranschlagen. Darin enthalten ist die Exklusivität des
>> Geländes, Bereitstellung, Nebenkosten und Endreinigung. Den
>> Biergarten machen wir dann auch exklusiv, dafür berechnen wir 
>> nichts.
>> Für die Halle fällt auch nichts weiter an, es sei denn wir müssten
>> darin noch größer umbauen? 900 € extra plane ich dann ein für den
>> Umbau/die Vorbereitung einer Bar draußen und das entsprechende
>> Personal vorher/nachher. Für den Biergarten wird es dann 3-4 
>> Gerichte
>> geben (Richtung Burger, Currywurst, Salat, Pommes bzw. gerne nach
>> Absprache). Diese werden alle preislich im Imbiss-Niveau liegen
>> (derzeit 2-7,5€).
>>
>> Getränke würden wir rabattieren und abrunden (so dass es für alle
>> einfacher wird):
>>
>> Bier 0,3 2,5 €
>>
>> Softdrink 2,-
>>
>> Wasser 1,5
>>
>> Glas Wein 3,-
>>
>> FIX
>>
>> Miete Gelände+Biergarten 1.900
>>
>> Umbau/Bar/Personal 900
>>
>> OPTIONAL
>>
>> Umbau Halle
>>
>> Aufkauf Zimmer am Event-Abend wenn Kontingent nicht ausgeschöpft 
>> wird
>> (25€ pro).
>>
>> Geht das soweit in Ordnung?
>>
>> Schöne Grüße
>>
>> Clemens
>>
>> -------------------------------
>>
>> www.basecamp-bonn.de [1]
>>
>> -------------------------------
>>
>> HINWEIS ZUR BEHERBERGUNGSSTEUER IN BONN AB DEM 1. JULI 2015!
>>
>> Die Stadt Bonn erhebt ab dem 1. Juli 2015 eine sogenannte
>> Beherbergungssteuer in Höhe von 5 Prozent auf den Brutto-Logis-Preis
>> auf alle privaten Übernachtungen. Ausgenommen von der Steuer sind
>> solche Übernachtungen, die insbesondere mit der Berufs- und
>> Gewerbeausübung, einer freiberuflichen, schulischen oder sonstigen 
>> zu
>> Ausbildungszwecken dienenden Tätigkeit zwangsläufig verbunden sind.
>> Dies muss durch entsprechende Belege nachgewiesen werden. Formulare
>> und Informationen finden sich .
>>
>> BaseCamp Bonn UG
>>
>> (haftungsbeschränkt)
>>
>> In der Raste 1
>>
>> 53129 Bonn
>>
>> Tel. +49 (0)228 9349 4955
>>
>> Fax. +49 (0)228 9349 4970
>>
>> stay at basecamp-bonn.de [2]
>>
>> facebook.com/basecampbonn
>>
>> twitter.com/basecampbonn
>>
>> Geschäftsführer: Michael Schlößer
>>
>> Umsatzsteuer-Id-Nr. DE286230057
>>
>> -----Ursprüngliche Nachricht-----
>>  Von: till.adams at fossgis.de [mailto:till.adams at fossgis.de]
>>  Gesendet: Mittwoch, 10. Juni 2015 13:02
>>  An: BaseCamp Bonn
>>  Betreff: Re: infos basecamp
>>
>> Hallo Clemens,
>>
>> danke nochmal für die Infos. Es sieht nun folgendermaßen aus:
>>
>> Ich habe mit der Bonn Touristik gesprochen, die werden nun also auf
>> euch zu kommen um die Kontingente Übernachtung für die Zeit
>>
>> 23.-28.8.2016 offiziell über sie zu blocken. Damit würde auch die
>> Abrechnung der Übernachtungen über die Bonn Touristik laufen und die
>> Leute über die BT auch das freie ÖPNV Ticket bekommen.
>>
>> Darüber hinaus würde ich gerne die Halle an sich für das Ice
>> Breaker Event am 24.8.2016 buchen, wobei ich im Moment noch nicht
>> Vertrags-zeichnungsfähig bin, da wir als Verein erst noch auf eine
>> Info vom Finanzamt warten, die in den kommenden 4 Wochen zu erwarten
>> ist.
>>
>> Danach können wir das dann gerne auch vertraglich - verbunden mit
>> einer Abschlagszahlung - fixieren. An den anderen Tagen brauchen wir
>> die Halle an sich nicht, da wird nur übernachtet und die Konferenz
>> findet im WCCB statt.
>>
>> Für den Ice Breaker darüber hinaus fände ich es gut, wenn Ihr Essen
>> (Imbiß, 2-3 Gerichte nach Absprache) sowie Getränke (Soft, Bier,
>> Wasser) als Caterer im direkten Verkauf anbieten könntet. Das heißt,
>> wir würden Miete für Halle/Außengelände für den Tag bezahlen, Ihr
>> die Einnahmen aus Getränke/Essensverkauf komplett behalten, dazu
>> müsstet ihr dann halt die Leute stellen - alles eine
>> Kalkulationsfrage ;-)
>>
>> Die Eckdaten wären wie folgt:
>>
>> Event Start am 24.8. gg. 18h30/19h, Ende gg. 23h, wobei das nach
>> hinten auch dann gerne zerbröckelt, das werdet Ihr ja kennen. Ich
>> erwarte 1000 TN auf der Konferenz, für den Ice Breaker rechnen wir
>> mal mit 400-500 Leuten, es könnten aber auch mehr werden!
>>
>> Gib mir doch Bescheid, ob Ihr das so leisten könnt und wollt und mit
>> was für Kosten (Halle, Gelände) wir zu rechnen haben. Ein Hinweis,
>> falls möglich über ungefähre Getränkepreise wäre gut, ist aber
>> eigentlich erst später interessant.
>>
>> Vielen Dank nochmal für das nette Gespräch, wir bleiben in Kontakt!
>>
>> Till
>>
>> Am 2015-06-05 12:57, schrieb BaseCamp Bonn:
>>
>>> Hi Till,
>>
>>>
>>
>>> anbei unsere Event-Broschüre.
>>
>>>
>>
>>> Ich habe nun vorerst die ganze Halle gesperrt bei uns: 
>>> 23.-28.8.2016
>>
>>
>>> (5 Nächte).
>>
>>>
>>
>>> Schöne Grüße
>>
>>> Clemens
>>
>>>
>>
>>> -------------------------------
>>
>>>
>>
>>> www.basecamp-bonn.de [3] [1]
>>
>>>
>>
>>> -------------------------------
>>
>>>
>>
>>> BaseCamp Bonn UG
>>
>>>
>>
>>> (haftungsbeschränkt)
>>
>>>
>>
>>> In der Raste 1
>>
>>>
>>
>>> 53129 Bonn
>>
>>>
>>
>>> Tel. +49 (0)228 9349 4955
>>
>>>
>>
>>> Fax. +49 (0)228 9349 4970
>>
>>>
>>
>>> stay at basecamp-bonn.de [4] [2]
>>
>>>
>>
>>> facebook.com/basecampbonn
>>
>>>
>>
>>> twitter.com/basecampbonn
>>
>>>
>>
>>> Geschäftsführer: Michael Schlößer
>>
>>>
>>
>>> Umsatzsteuer-Id-Nr. DE286230057
>>
>>>
>>
>>>
>>
>>>
>>
>>> Links:
>>
>>> ------
>>
>>> [1] http://www.basecamp-bonn.de/ [5]
>>
>>> [2] mailto:stay at basecamp-bonn.de [6]
>>
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>> Links:
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>> [2] mailto:stay at basecamp-bonn.de
>> [3] http://www.basecamp-bonn.de
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>> [5] http://www.basecamp-bonn.de/
>> [6] mailto:stay at basecamp-bonn.de
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