[Francophone] Document de présentation de FROG 2013

[Vincent Picavet]

Salut,

> Je n'ai pas vu de discussion sur le lieux et la forme me semble important
> autant que le fond.
Pour le lieu il n'y a pas des masses de choix vu que comme annoncé ce n'est 
pas possible à l'ensg vu que l'installation met un bazar pas possible. Et que 
les autres lieux potentiels n'ont pas répondu. Et que l'ign c'est gratuit ! 
Mais c'est pareil, ça peut aussi se discuter.

> > Effectivement, c'est à affiner, une proposition d'organisation précise ?
> 
> Je verrais ca comme ca :
> 1) lister toutes les taches à faire dans un Google Doc avec un comité en
> charge, une priorité et une date limite.
> 
> Cela a pour objectif à la fois d'être sûr que l'on n'oublie rien, de voir
> si on est à la bourre et ce qui reste à faire. À la fin du projet on a un
> document qui peut servir pour la prochaine organisation et gagner en
> expérience (sur les délais, l'ordre, etc.).

Oui ça me parait bien.
J'ai créé un doc ici :
https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AqRapkqfr8yZdEpFc1hZMW9KR3dyN3EtRmI2eTdERnc
Il est ouvert à tous ceux qui ont le lien, y compris en édition, on verra si 
c'est le bazar pour faire des droits spécifiques.
N'hésitez donc pas à compléter, modifier et ajouter toutes les tâches 
auxquelles vous pouvez penser. J'ai commencé rapidement pour la partie 
financement.
 
> 2) définir un lieu et une date de RDV régulière : au moins 1 fois par mois,
> voire 2. 3 réunions par mois en mai/juin ne me parait pas de trop.
> 
> Cela peut être le premier jeudi de chaque mois avec un rappel régulier sur
> la liste et une réunion sur IRC. La réunion n'a pas besoin de durer, la
> faire régulièrement permet justement d'être rapide et précis, surtout si
> l'ordre du jour est prédéfinie : chacun sait quand il doit parler et
> qu'est ce qu'il doit dire. L'ordre du jour peut être affiné si besoin bien
> sur.

Ça me parait bien. Tu proposes des dates fixes dès maintenant sur le wiki, avec 
une liste d'OdJ à compléter ?

> Le point 1 permettra de savoir ce qu'il faut discuter, le point 2 quand on
> peut en discuter.
Parfait.

> > > Enfin le budget : tabler sur 10 sponsors me semblent bien ambitieux !
> > > Sur la forme j'aurai mis le budget à la fin plutôt qu'avant la partie
> > > sponsorisation, cela me parait plus logique à la lecture du doc.
> > 
> > ok pour l'ordre, je ne sais pas bien si 10 sponsors sera dur à atteindre
> > ou pas. Le budget ne me semble pas si faramineux. On peut surement
> > envisager de faire l'appel à sponsor, statuer en janvier si les sponsors
> > couvrent le budget, et en fonction décider de si les participants paient
> > leur repas ou s'il est offert. Ça me parait etre une bonne marche de
> > manoeuvre pour éviter les risques de ce coté ? Qu'en dites vous ?
> 
> Je pense qu'il ne faut pas faire un budget trop ambitieux avant janvier.
> Idéalement il faudrait avoir un budget minimaliste. Si le nombre de sponsor
> le permet nous pouvons améliorer les choses. Mais je suis peut être de
> nature trop pessimiste et précautionneuse.
> 
> Si on part d'un budget minimaliste de 7 500 € cela fait un (ou deux)
> sponsor(s) gold et 3 sponsors argent (ou 1) et trois sponsors bronze (ou
> deux).

Dans ce cas on peut partir sur un repas payant, et on sera dans cet ordre de 
grandeur ?

> Il est claire que si on a deux sponsors gold (et je pense que l'on peut y
> arriver) on pourra être plus imaginatif pour la suite.

Auquel cas on offre le repas du midi ?

> Le budget pourrait être mis dans Google calc (à côté des tâches à faire).
ok, doc à part dans le meme dossier.
https://docs.google.com/spreadsheet/ccc?key=0AqRapkqfr8yZdE5FNmt1bHowbFdBMzJNc1hDNHppNUE
Du coup j'ai fait une version avec un repas payant, ce qui permet de baisser 
le nombre de sponsors. Ça reste à discuter mais ça me parait raisonnable (dans 
cette version on a meme 1000€ de bénéf).

C'est une question intéressante d'ailleurs : vise t-on au final l'équilibre sur 
cet évènement ou bien est ce qu'on essaie de faire du bénéfice pour sponsoriser 
d'autres actions dans l'année ensuite ?
On peut attendre de connaitre les sponsors pour répondre à cette question 
aussi.

> > > Le nombre de sociétés par niveau de sponsor est il limité ?
> > 
> > Je ne vois pas trop de raison pour ça ?
> 
> Parfois le nombre de sponsors est limité, surtout pour le premier niveau
> pour éviter d'en avoir trop et qu'il se marche dessus. N'avoir qu'un
> sponsor en 1er niveau permet de lui assurer une bonne visibilité.

Effectivement. On peut limiter à 2 sponsors Gold ça parait pas mal non par 
rapport au budget prévi ?

> Je ne veux pas être embétant mais nous avons maintenant une 3eme version
> sur le wiki. Peut on mettre le document dans une page à part (idéalement
> celle qui a déjà été créé pour ca).
> 
> La section 'Question ouverte' devrait être soit dans la partie commentaire
> de la page en question soit dans la page principale mais pas dans le
> document 'Projet d'organisation de l'événement FROG2013'

Je vous laisse mettre ça au propre.


Vincent